Como e onde guardar documentos !

Não só nos ambientes comerciais temos documentos como recibos, faturas, contratos, IR, etc., então é muito importante que esses documentos que possuímos em casa sejam guardados (arquivados) de forma organizada para facilitar a localização deles quando necessário principalmente na hora de pagá-los.
 Não é necessário nada muito elaborado nem grandes espaços, quanto aos documentos antigos há uma data específica de quanto tempo devemos guardá-lo e isso já facilita bastante pois evita que guardemos durante anos documentos desnecessariamente(veja tabela abaixo).

Vai aqui algumas informações simplificadas para organizar os documentos.
Para documentos que você não vai precisar manusear com frequência, como IR, contratos, seguros, notas fiscais, etc., você pode utilizar uma pasta de elástico comum e alguns saquinhos plástico próprios para separá-los, ou a convencional pasta arquivos se forem muitos documentos e  uma estante para guardá-los. Comece arquivando  em ordem alfabéticas e depois por datas sendo o mais recentes na frente e tenha uma pasta para cada ano corrente e não esqueça de identificar cada pastas para evitar ter que ficar revirando tudo quando precisar encontrar algum documento.

OZ

Para as faturas, recibos de escola, aluguel, consórcio, água, luz, telefone e todas aquelas despesas mensais é mais fácil utilizar uma pasta sanfona utilizando as divisórias para cada conta e de preferência em ordem alfabética, isso evitará você se perder nos pagamentos das contas, e facilitará você conferir os gastos de suas contas de telefones e celulares a fim de não sermos enganados ou até mesmo para controlar nossos gastos( nosso bolso agradece!).
 Bem, de hoje em diante nada de contas atrasadas por esquecimentos ou por não achá-la, nada de ser ludibriado por operadoras que "erram" em suas faturas e nada de contas altas por excesso de consumo de água ou luz, então o que isso significa: mais dinheiro no bolso.
 Eu particularmente ouso a sugerir gastar essas economias extras em lazer, isso sempre nos ajudar a sermos mais felizes e isso não tem preço!

                                       PRAZO PARA GUARDAR DOCUMENTOS:

ÁGUA, LUZ, TELEFONE E DEMAIS CONTAS DE CONSUMO DE SERVIÇOS ESSENCIAIS.

- cinco anos

CONDOMÍNIO

- os recibos pagamento de condomínio não devem ser inutilizados por todo o período em que o morador estiver no imóvel. Para que não haja um volume grande de documentos, a cada ano, o condômino pode solicitar à imobiliária uma declaração de que está em dia com suas contas.

COMPRA DE IMÓVEL (terreno, casa, apartamento).

- a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo – contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente).

CONSÓRCIO
- O prazo estende-se até o encerramento das operações financeiras do grupo.

SEGURO
- A proposta, apólice e os recibos de pagamento devem ser guardados por mais um ano após o tempo em que ele estiver vigorando.

CONVÊNIO MÉDICO

- A proposta, o contrato e, no mínimo, os recibos referentes aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

MENSALIDADE ESCOLAR

- Os recibos e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos

CARTÃO DE CRÉDITO

- As faturas e os respectivos comprovantes de pagamento devem ser guardados pelo período de um ano

NOTAS FISCAIS

- As notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

CERTIFICADOS DE GARANTIA

- por serem um ato contratual, tanto de compra de mercadoria, quanto de serviços prestados, têm relevância durante o tempo de validade impresso no documento. Contudo, a guarda deve seguir a mesma regra das notas fiscais.

CONTRATOS

- contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

ALUGUEL

- o locatário deve guardar o contrato e os recibos até sua desocupação e conseqüente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.

Os técnicos da Fundação Procon-SP enfatizam que, todos estes prazos estipulados são somente para problemas relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades podem ter regras próprias (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Tribunais de Pequenas Causas, etc.).

Importante: Não jogue no lixo documentos com informações pessoais: número de conta do banco, número do cartão de crédito. Pode ser perigoso. Pique bem antes de jogá-los no lixo.

*Fonte: OZ!